Contoh Prosedur Suatu Perusahaan Ikut Tender

Tender diselenggarakan untuk mencari siapa yang paling layak memegang amanah belanja barang tersebut. Panitia Pengadaan memilih peserta tender yang selanjutnya disebut pemborong atau kontraktor atau konsultan yang dinilai layak memegang uang rakyat tersebut.

Dalam upaya peserta tender untuk memenangi penawaran tender, disinilah biasanya persaingan akan terjadi. Perusahaan peserta tender akan mencari strategi untuk memenangi tender tersebut.

Jenis-jenis pelelangan

• Pelelangan umum. Jenis pelelangan ini, bisa diikuti oleh kontraktor yang berminat tanpa ada pembatasan.
• Pelelangan terbatas. Jenis pelelangan ini terbatas, yaitu hanya pada peserta yang diundang. Biasanya sudah terdaftar dalam daftar rekanan dan dianggap mampu memenuhi kebutuhan yang diminta.
• Pelelangan di bawah tangan atau penunjukan langsung. Jenis pelelangan ini biasanya jika dalam keadaan: Darurat, dan pelaksanaannya pun tidak bisa ditunda. Rahasia,  karena mungkin menyangkut pertahanan dan keamanan negara. Khusus, karena pelaksanaannya hanya bisa dikerjakan melalui teknologi khusus. Pekerjaan berskala kecil, karena nilai tender tidak lebih dari 50 juta, untuk keperluan sendiri, risiko kecil, dan menggunakan teknologi sederhana.
• Pelelangan langsung. Jenis pelelangan ini biasanya pengguna akan memilih kontraktor dengan membanding-bandingkan minimal 3 penawaran dari para kontraktor.

Persyaratan mengikuti tender, khusus untuk pengadaan barang.

• Peserta harus memiliki SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan).
• Mengajukan formulir keikutsertaan.
• Melunasi kewajiban pajak.
• Mempunyai pengalaman dalam penyediaan barang.
• Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam pemberhentian usaha, dan tidak bangkrut.
• Tidak terdaftar dalam daftar hitam di suatu instansi.
• Memiliki kemampuan memasok sesuai dengan paket pemasok.
• Mempunyai surat dukungan keuangan dari Bank.
• Membuat pernyataan kompetensi dan kemampuan usaha.
• Memiliki alamat usaha yang jelas.

 

Ada beberapa tahapan umum dalam tender yang mungkin perlu Anda ketahui.

• Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender. Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
• Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang diberi penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, perusahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebagainya.
• Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil nilainya, perusahaan biasanya tidak menyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
• Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banyak yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
• Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini biasanya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjanjian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
• Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
• Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang auction inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini baru muncul agreement untuk pelaksaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasanya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.

Tips untuk menang tender

• Anda harus memiliki perusahaan yang legal (memiliki Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)..) Jika belum punya, segeralah mengurusnya. Tanpa itu, jangan harap Anda bisa ikut tender.
• Cari informasi sebanyak mungkin tentang pengadaan barang di media massa, bisa melalui koran seperti Media Indonesia, Koran Nasional lainnya, Koran Daerah yang terbit di satu Provinsi maupun melalui internet pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan.
• Ajukan penawaran dengan harga yang pantas untuk barang dan jasa yang diminta secara berkualitas. Perhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta. Periksa dalam dokumen lelang untuk mengetahui methode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan. Anda harus memahaminya untuk memenangi tender tersebut.
• Telitilah dalam mengisi dokumen penawaran. Periksa instruksi-instruksi yang diberikan dalam dokumen lelang. Jangan merubah setiap deskripsi yang telah ditentukan dalam dokumen tersebut. Atau Anda pasti kalah tender.
• Hindari main curang. Apalagi KKN dengan Panitia Pelelangan. Bermainlah secara fair. Jangan paksakan ambil untung banyak, tapi malah buntung. Biar untung sedikit, yang penting halal.
• Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Apalagi mengintimidasi Panitia Pelelangan. Bagaimanapun Anda sedang menengadahkan tangan. Berlaku sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati.
• Jika Anda sudah menang tender, berikan barang dan jasa yang sesuai dengan yang Anda tawarkan. Jangan pernah mengganti dengan barang lain yang berbeda kualitas, type, jenis, jumlah yang tidak sesuai dengan dokumen penawaran maupun dokumen kontrak yang telah Anda buat. Karena itu berarti Anda curang. Blacklist menanti Anda dan jadilah sakit mata..... sakit mata pencaharian.
• Carilah pemasok, pabrik pemasok barang sesuai kebutuhan yang dapat dipercaya dan berpengalaman. Kalau punya workshop sendiri itu lebih bagus. Asal bisa dibuktikan.

  

Contoh Surat Penawaran Tender

 

Sumber :

• http://prasasto.blogspot.com/2008/07/cara-menang-tender-pengadaan-barang-dan.html
• http://manajemen-unnes.blogspot.com/2008/01/bisnis-tender.html
• http://harjo.wordpress.com/2010/07/16/jenis-jenis-pelelangan-dan-persyaratan-mengikuti-tender/
• http://www.docstoc.com/docs/73282524/Proposal-Tender-Pengadaan-Bibit-Ayam